در تجارت امروز، داشتن مرکز و محلی به منظور مدیریت و رسیدگی به درخواستها، اقدامات اداری مورد نیاز در قالب دفتر کار امری ضروری و لازمالاجر است. جایگزینی و گردش تجارت مبتنی بر تولید، بجای تجارت مبتنی بر خدمات، ضرورت این مسئله را دو چندان میکند. از طرفی استقلال خدمات و فعالیتها از محل و مکان خاص و توسعه و گسترش حوزه فعالیت شرکتها نیاز آنها را به یک محل متمرکز جهت پاسخگویی به مراجعات و درخواستهای مشتریان افزون مینماید.
دفتر کار مجازی با استفاده از ابزار سخت افزاری، نرم افزاری و امکانات شبکه مخابراتی این امکان را برای شرکتها و سازمانها یا اشخاص حقیقی که در قالب مشاور فعالیت میکنند، فراهم مینماید که دارای یک دفتر کار با تجهیزات کامل و به صورت مجازی باشند. امکاناتی نظیر شماره تلفن اختصاصی، تلفن گویا، منشی تلفنی، فاکس، ایمیل، وب سایت، کارتابل مکاتبات اداری، امکانات ویدئو کنفرانس روی وب، ماژولهای خرید و فروش آنلاین و پرداخت الکترونیکی و … بصورت متمرکز در این سیستم پیش بینی شده است.
شرکتهای تولیدی که در محل کارخانه دفتر داشته و نیازمند ایجاد دفتر در شهرهای بزرگ نظیر تهران یا اصفهان می باشند، سازمانهای خدماتی اشخاص حقوقی و حقیقی، جامعه مهندسین، پزشکان، مشاوران، آموزشی و … میتوانند متقاضی این سرویس باشند.
سرویس تلفن گویا: یک شماره اختصاصی قابل دسترسی از داخل و خارج کشور با قابلیت ضبط مکالمات، انتقال مکالمات روی شماره موبایل یا شماره تلفنهای دیگر، قابلیت سفارشی سازی پیام IVR و …
سرویس ایمیل اختصاصی
سرور اختصاصی پست الکترونیکی که با نام شرکت یا موسسه و تحت دامنه همان شرکت ایجاد میشود.
سرویس فاکس-ایمیل:
ارسال اتوماتیک فاکسهای دریافتی روی ایمیل اختصاصی متقاضی سرویس
سرویس صندوق پستی:
کارتابل مکاتبات اداری قابل دسترس از طریق شبکه ابری
سرویس صندوق صوتی:
قابلیت ضبط پیامهای صوتی متقاضی سرویس
سرویس وب سایت:
وب سایت اختصاصی متناسب با امکانات دفتر مجازی
سرویسهای مالی:
نظیر پرداخت و دریافت و ماژولهای خرید آنلاین خدمات
سرویس گردش کار الکترونیک:
موتور گردش فرآیند برای مواقعی که یک خدمت یا محصول نیازمندگردش کار در بین افراد مختلف یک سازمان قرار میگیرد.
سرویس پاسخ گوی غیر خودکار:
از طریق منشی تلفنی پاسخگویی صورت میگیرد.
سرویس به روز رسانی وب سایت:
برای سازمانهایی که مدام نیازهای اطلاعاتیشان در حال تغییر و به روزرسانی است این سرویس امکان تبادل اطلاعات از طریق متقاضی و بارگذاری و تغییرات توسط عوامل بارگذار کننده محتوا صورت میگیرد.
سرویس مکاتبات پستی:
فرآیند درخواست ارسال نامههای پستی که بصورت اتوماتیک از طریق شرکت پست انجام میگردد.
سرویس ویدئو کنفرانس:
دسترسی آنلاین به وب و ایجاد یک نشست کنفرانسی آنلاین برای جلسات داخلی یا خارجی
سرویس Show Room:
به منظور نمایش آنلاین یا پرزنت محصولات یا خدمات یک شرکت در اختیار متقاضی قرار میگیرد.
سرویس اطلاع رسانی یا Notification:
که تعیین کننده گلوگاهها و اطلاع رسانی از طریق SMS، ایمیل یا تلفن به صاحب امتیاز سرویس میباشد.
- کاهش هزینههای اجاره یا تامین محل استقرار دفتر کار
- کاهش هزینههای نیروی انسانی اداری و پاسخگویی
- کاهش هزینههای مکاتبات اداری
- عدم نیاز به تغییر شماره تلفن دفتر کار در صورت جابجایی دفتر
- ایجاد و ساختار دهی به بسته اداری شرکتهای نوپا
- قابلیت دسترسی و کنترل متمرکز خدمات اداری
- استقلال از محل استقرار حقیقی متقاضی